Liberar espacio en Gmail

Hoy me llegó un email de Google que dice «A tu cuenta de Gmail casi no le queda almacenamiento», genial! Ahora hay que liberar espacio en Gmail.

Así que me puse a buscar maneras de liberar espacio y conocí más aún el mundo de los filtros y operadores de búsqueda.

Yo ya tenía filtros creados en Gmail, pero tuve que investigar un poco más sobre los operadores de búsqueda para sacarle mayor provecho a los filtros.

Pero antes de entrar en el mundo de los filtros y operadores un detalle que no es menor.

En Google el espacio en disco se reparte entre Google Fotos, Google Drive y Gmail.

Google Drive, Gmail y Google Fotos comparten el espacio en uso asignado por Google
Liberar espacio en Gmail

Por tanto, voy a mostrarte cómo liberar espacio en los tres servicios:

1. Liberar espacio en Google Fotos

En el caso particular de Google Fotos puedes hacer que ocupe cero espacio, si actualmente te ocupa espacio es porque estás guardando las imágenes en su máxima calidad (resolución).

Liberar espacio en Google Fotos
Liberar espacio en Google Fotos

Con esta configuración vas a liberar todo el espacio de Google Fotos. No te preocupes que no vas a perder tus fotos, esta configuración te permite tener ilimitadas fotos sin usar un solo bit de espacio.

  1. Ingresa a la Configuración de Google Fotos
  2. En la sección «TAMAÑO DE CARGA DE FOTOS Y VIDEOS» seleccionar Alta Calidad

2. Liberar espacio en Google Drive

Elimina archivos grandes

  1. Ingresa a la ventana de Almacenamiento de Google Drive
  2. Estará ordenado por tamaño de archivo, si no lo esta pulsa en el encabezado de la columna «Almacenamiento utilizado». Puedes ver en orden los archivos que más espacio ocupan, elimina los archivos que ya no uses

Vacía la papelera

Todos los archivos que elimines van a parar a la papelera, así como sucede con tu sistema operativo, elimina los archivos de la papelera de Google Drive:

  1. Ingresa a la Papelera de Google Drive
  2. Elimina los archivos seleccionándolos a todos y pulsa la tecla Supr ó clic derecho del mouse > Eliminar definitivamente. También puedes pulsar el botón superior desplegable «Papelera» > Vaciar papelera

3. Liberar espacio en Gmail

Para liberar espacio en Gmail voy a usar filtros y operadores combinados.

Qué son los filtros de Gmail?

Los filtros se usan para agrupar ciertos emails de acuerdo a ciertas características y luego realizar una acción sobre ellos.

Por ejemplo, que todos los email provenientes de una dirección de email específica sea etiquetado. Sobre esto ya escribí cuando el uso de gmail como un sistema de soporte al cliente.

Hoy me voy a centrar en liberar espacio en Gmail.

Qué son los operadores de búsqueda en Gmail?

Los operadores dan mayor granularidad a la hora de agrupar emails, ayudan a filtrar aún más.

Por ejemplo, si escribes en el buscador de Gmail el filtro from: seguido de un nombre: from:marcelo puedes filtrar todos los emails de remitentes con ese nombre.

Otro ejemplo más específico: older-than: ó newer-than: son operadores de Gmail que se usan para filtrar emails por periodos en días (d), mes (m) o años (y), por ejemplo: older_than:1m.

Liberando espacio en mi cuenta de Gmail

A mi me llega todos los días un email con un archivo adjunto que es una base de datos. Es un «sistema de respaldo», en pocas palabras ese email es el plan B por si se me jode un sitio web que tengo online, todos los días envía la base de datos a mi email para que se generé un respaldo, no es lo más prolijo, pero hey! funciona!

Lo cierto es que no necesito tener almacenadas las base de datos que tienen ya cierto tiempo, si tengo un problema en la web voy subir el último respaldo, si lo detecto tarde voy a subir el respaldo que tenga algunas semanas, pero se que nunca voy a necesitar la base de datos que tiene más de un mes.

Primer filtro

Criterios:

  • Emails que tengan «x» asunto
  • Más de un mes de antigüedad
  • Con archivo adjunto
Filtrar en Gmail archivos con más de 1 mes de antigüedad
Filtrar en Gmail archivos con más de 1 mes de antigüedad

Pasos:

  1. Desde tu PC, ingresar a Configuración (tuerca ubicada arriba a la derecha) > Ver toda la configuración > Filtros y direcciones bloqueadas > Crear nuevo filtro
  2. En el campo «Asunto» ingresa el asunto del email que periódicamente te llega
  3. La antigüedad la voy a configurar en 1 mes, para esto ingresa en el campo «Contiene las palabras» los siguiente: older_than:1m.
  4. Marca el checkbox «Contiene archivos adjuntos»
  5. Pulsa Crear filtro y luego Aceptar
  6. Marcar el checkbox «También aplicar el filtro a conversaciones que coincidan con los criterios.» (esto sirve para aplicar los cambios a los emails ya existentes y no sólo a los nuevos).
  7. Marca el checkbox «Eliminar»
  8. Pulsa Crear filtro (Nota: en esta pantalla tienes muchas opciones para que experimentes)

Segundo filtro

Criterios:

  • Emails con más de 10MB
Filtro de Gmail para archivos más grande que 10MB
Filtro de Gmail para archivos más grande que 10MB
  1. En la búsqueda de Gmail escribe larger:10M (cambia el valor por el tamaño que quieras, éste es para 10MB)
  2. Eliminar uno a uno los emails que quieras

Tercer filtro

Parecido al primero, voy a filtrar todos los emails que sean de Uber u otros emails periódicos que no preciso tener un historial y los voy a eliminar.

Yo voy a crear un filtro para aplicarlo a todos los emails y ya quedan eliminados.

Importante: Luego de crear el filtro tienes que eliminarlo sino para cada email que te llegue con el asunto «Uber» se va a eliminar automáticamente.

  1. Desde tu PC, ingresar a Configuración (tuerca ubicada arriba a la derecha) > Ver toda la configuración > Filtros y direcciones bloqueadas > Crear nuevo filtro
  2. En el campo «Asunto» ingresa el asunto del email, por ejemplo Uber
  3. Pulsa Crear filtro y luego Aceptar
  4. Marcar el checkbox «También aplicar el filtro a conversaciones que coincidan con los criterios.»
  5. Marca el checkbox «Eliminar»
  6. Pulsa Crear filtro

También puedes usar el email (from:nombre@email.com) en lugar del asunto, lo importante es entender el concepto, luego tu puedes experimentar a gusto.

Con estos filtros básico puedes darle más vida a tu Gmail y no pagar una moneda.

Creo que los sistemas de correos electrónicos aún no se han adecuado a la realidad de hoy en día. Los emails periódicos son comunes, pero no necesitamos un historial de ellos, sería bueno tener la posibilidad de indicar cuando un email es de este tipo para que automáticamente se borren luego de cierto periodo. Hoy por hoy esto lo podemos hacer manualmente creando filtros y usando operadores.

Un debe en cuanto a funcionalidad que podría implementar Google antes que otros se le adelanten.

Todos los operadores de búsqueda de Gmail

Qué puedes buscarOperador de búsqueda y ejemplo
Mensajes de un remitente determinado

from:Ejemplo: from:amalia

Mensajes de un destinatario determinado

to:Ejemplo: to:david

Un destinatario específico que haya recibido la copia de un mensaje

cc:bcc:

Ejemplo: cc:david

Determinadas palabras en el asunto

subject:

Ejemplo: subject:cena

Mensajes que coinciden con varios términos

OR o { }

Ejemplo: from:amalia OR from:david

Ejemplo: {from:amalia from:david}

Excluir mensajes de los resultados

-

Ejemplo: cena -película

Mensajes con palabras cercanas entre sí; usa un número para establecer a cuántas palabras de distancia puede estar la otra en cuestión

Agrega comillas para encontrar los mensajes en los que la palabra que colocaste primero esté en primer lugar

AROUND

Ejemplo: vacaciones AROUND 10 descanso

Ejemplo: "cumpleaños AROUND 25 secreto"

Mensajes que tengan una etiqueta determinada

label:

Ejemplo: label:amigos

Mensajes que tengan un archivo adjunto

has:attachment

Ejemplo: has:attachment

Mensajes que incluyan un archivo adjunto o vínculo de Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones

has:drive

has:document

has:spreadsheet

has:presentation

Ejemplo: has:drive

Mensajes que incluyan un video de YouTube

has:youtube

Ejemplo: has:youtube

Mensajes de una lista de distribución

list:

Ejemplo: list:info@ejemplo.com

Archivos adjuntos con un nombre o de un tipo de archivo determinado

filename:

Ejemplo: filename:pdf

Ejemplo: filename:tarea.txt

Palabra o frase exacta

" "

Ejemplo: "cena y película esta noche"

Varios términos de búsqueda agrupados

( )

Ejemplo: subject:(cena película)

Mensajes en cualquier carpeta, incluidas Spam y Papelera

in:anywhere

Ejemplo: in:anywhere película

Mensajes marcados como importantes

is:important

label:important

Ejemplo: is:important

Mensajes destacados, pospuestos, no leídos o leídos

is:starred

is:snoozed

is:unread

is:read

Ejemplo: is:read is:starred

Mensajes que incluyen un ícono de determinado color

has:yellow-star

has:blue-info

Ejemplo: has:purple-star

Destinatarios en los campos Cc o Cco

cc:

bcc:

Ejemplo: cc:david

Nota: No puedes buscar mensajes que recibiste en Cco.

Mensajes enviados durante determinado período

after:

before:

older:

newer:

Ejemplo: after:2004/04/16

Ejemplo: after:04/16/2004

Ejemplo: before:2004/18/04

Ejemplo: before:04/18/2004

Mensajes anteriores o posteriores a un período expresado en días (d), meses (m) o años (y)

older_than:

newer_than:

Ejemplo: newer_than:2d

Mensajes de chat

is:chat

Ejemplo: is:chat película

Mensajes entregados por correo electrónico

deliveredto:

Ejemplo: deliveredto:nombredeusuario@gmail.com

Mensajes de una categoría determinada

category:principal
category:social category:promociones category:notificaciones category:foros category:reservas category:compras

Ejemplo: category:notificaciones

Mensajes de un tamaño superior a una determinada cantidad de bytes

size:

Ejemplo: size:1000000

Mensajes de tamaño superior o inferior a determinada cantidad de bytes

larger:

smaller:

Ejemplo: larger:10M

Resultados que coinciden exactamente con una palabra

+

Ejemplo: +unicornio

Mensajes con determinado encabezado message-id

Rfc822msgid:

Ejemplo: rfc822msgid:200503292@example.com

Mensajes que tienen o no una etiqueta

has:userlabels

has:nouserlabels

Ejemplo: has:nouserlabels

Nota: Las etiquetas solo se agregan a un mensaje, no a una conversación completa.

Esta tabla es extraída de Google: Operadores de búsqueda que puedes usar con Gmail

Resumen

Para liberar espacio en Gmail, en realidad tienes que pensar también en Google Fotos y Google Drive.

En Google Fotos con una simple configuración puedes liberar el 100% del espacio utilizado.

En Google Drive puedes ordenar por tamaño que ocupan los archivos y decidir cuáles quieres eliminar. Recuerda eliminar también éstos archivos en la papelera.

Para Gmail la cosa es un poco más «complicada», pero podemos resolverlo usando Filtros y Operadores.

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